SAP Crystal Reports를 사용하여 송장을 생성하는 방법

SAP Crystal Reports는 다양한 데이터베이스 형식의 데이터를 읽고 체계적이고 전문적인 방식으로 제시 할 수있는 보편적 인보고 도구입니다. 널리 사용되는 대부분의 데이터베이스 형식의 경우 Crystal Reports에는이를 읽는 데 필요한 드라이버가 포함되어 있습니다. 그렇지 않은 경우 대부분의 데이터베이스 공급 업체에서 제공 할 수 있습니다. 이 기사에서는 Crystal Reports를 사용하여 비즈니스에 대한 송장을 작성하는 방법을 설명합니다.

Crystal Reports는 데이터베이스에서 데이터를 추출하고 보고서를 생성 할 수있는 강력한 도구입니다. 예를 들어 모든 판매 데이터를 추출하여 트랜잭션의 분기 별 요약 또는 개별 고객 및 판매 데이터를 작성하여 송장을 생성 할 수 있습니다.

이 가이드에서는 새 수식 필드 만들기, 레코드 그룹화, 정렬 및 요약과 같은 Crystal Reports의 몇 가지 중요한 기본 개념을 다룹니다. 이 가이드에서는 Crystal Reports 2013, 서비스 팩 7을 사용합니다.

이 지침은 Crystal Reports를 송장의 원본 데이터를 저장하는 데이터베이스에 연결하는 것으로 시작됩니다. 관계형 데이터베이스의 데이터는 테이블이라는 섹션에 저장되며 Excel 스프레드 시트와 유사하게 구성됩니다. 각 테이블의 데이터는 포함 된 정보의 유형에 따라 그룹화됩니다. 예를 들어, 일부는 고객 정보를 포함하고 다른 일부는 공급 업체 정보를 포함하고 다른 정보는 재고 정보를 포함 할 수 있습니다.

QuickBooks, SAP, Sage, JobBoss 및 모든 MRP / ERP 시스템과 같은 응용 프로그램에는 정보를 입력하고 저장하는 두 가지 측면이 있습니다. 응용 프로그램은 응용 프로그램에 설정된 정보 흐름의 방식에 따라 데이터베이스의 데이터를 사용합니다.

Crystal Reports를 사용하면 데이터를 표시하고 소스 응용 프로그램에 제공된 것과 다른 데이터 흐름을 갖는 보고서를 생성 할 수 있습니다. 이것은 다양한 테이블의 데이터 사이를 시각적으로 연결하고 퍼즐의 조각처럼 보고서에 필드를 배치함으로써 코드 작성의 필요성을 최소화함으로써 가능합니다.

Crystal Reports를 처음 열면 다음 화면이 표시됩니다.

보고를 시작하려면 파일 - 새로 만들기 - 표준 보고서로 이동하십시오.

그런 다음 Crystal Reports는 연결할 데이터의 저장 위치를 ​​묻습니다. 새 연결 만들기 폴더를 클릭하면 여러 가지 하위 폴더가 표시되어 원본 데이터에 다양한 방법으로 연결할 수 있습니다.

연결 유형은 데이터가 저장된 위치에 따라 다릅니다. 예를 들어 데이터 원본은 Microsoft Access, Microsoft Excel, SQL 데이터베이스 또는 기타 프로그램 일 수 있습니다. 최소한 소스 데이터가 저장되는 위치와 읽어야하는 연결 유형을 알아야합니다. 가장 널리 사용되는 것은 오래된 연결 유형 인 ODBC와 최신 연결 유형 인 OLE DB입니다.

현대 비즈니스 응용 프로그램의 대부분은 SQL 데이터베이스를 사용하며 ODBC 또는 OLE 프로토콜을 통해 연결할 수 있습니다. 이 예에서는 OLE 프로토콜을 사용하여 SQL 데이터베이스에 연결하는 방법을 보여줍니다.

OLE DB 폴더를 클릭하고 다음 화면에서 아래로 스크롤하여 강조 표시된 SQL Server 용 Microsoft OLE DB 공급자 옵션을 클릭하십시오.

다음 버튼을 클릭하면 아래 화면이 나타납니다.

여기서 서버 이름과 데이터베이스를 입력합니다. 예제에서 필요한 연결 매개 변수는 아래를 참조하십시오.

회사의 서버에 대한 연결 매개 변수가 확실하지 않거나 알 수없는 경우 IT 부서에 문의하여 확인해야합니다.

연결 매개 변수를 입력하고 다음 버튼을 클릭하면 아래 화면이 나타납니다. 이 화면에서 마침 버튼을 클릭하십시오.

연결이 설정되면 아래 화면이 표시됩니다. SQL Server의 이름 (cp-sql01 m1)과 데이터베이스 이름 (M1_OS)을 표시합니다. M1_OS (또는 케이스의 해당 이름)를 클릭하고 dbo로 이동하면 데이터가 저장된 데이터베이스의 모든 테이블을 볼 수 있습니다.

그런 다음 보고서에 사용될 데이터가 저장되는 테이블을 찾아야합니다. 이를 위해서는 응용 프로그램과 데이터베이스에 대해 어느 정도 지식이 있어야하며 어떤 데이터가 어디로 가야하는지 일반적으로 파악해야합니다. 송장 데이터가 채권 모듈 / 데이터베이스 테이블에 저장 될 것으로 예상됩니다.

위에서 언급했듯이 첫 번째 단계는 정보가 저장된 테이블을 찾는 것입니다. 인보이스 발행에는 인보이스에 대한 일반 정보 (고객에게 청구 할 사람)와 세부 정보 (제품 또는 서비스에 대해 청구 할 항목)가 포함 된 표가 필요합니다. 이 예에서 송장 정보는 다음 테이블에 저장됩니다.

  • AR 인보이스
  • AR 송장 라인
  • 단체

각 표를 찾아 표를 클릭하여 강조 표시 한 다음 화면 중앙의 화살표를 클릭하여 표를 선택한 표로 표시합니다. 그런 다음 화면 왼쪽 상단에서 링크 탭을 클릭하십시오.

다음 화면이 나타납니다.

이 화면에서 각 표를 클릭하고 이동하고 펼쳐 다음과 같이 개별 필드를 볼 수 있습니다.

표시된 표의이 필드는 데이터베이스의 열에있는 머리글 정보와 동일합니다. 실제 레코드는 각 필드 레이블 아래에 저장됩니다.

의미있는 보고서를 만들려면 여러 테이블에있는 정보가 필요합니다. Crystal Reports가이 테이블의 데이터를 가져 오려면 서로 연결되어 있어야만 서로 이야기 할 수 있습니다. 단일 테이블의 정보만으로 보고서를 작성할 수 있습니다. 그러나 여러 테이블의 정보는보다 완전한 보고서를 작성합니다.

우리가 링크하는 방법은 데이터가 보고서에 표시되는 방식에 영향을 미칩니다. 기본 레벨에서 한 마스터 테이블의 키 필드를 다른 테이블의 키 필드와 일치시킵니다. 정보는 항상 하나의 마스터 테이블에서 나머지 테이블로 이동하며 항상 한 방향입니다.

표를 연결하려면 송장 번호와 같은 중요하고 고유 한 정보가 들어있는 필드를 선택하여 Invoice Lines의 보조 테이블에 연결하십시오. 필드를 클릭하고 드래그하여 보조 테이블의 해당 필드 위로 놓습니다. 동일한 방법으로 AR Invoice 테이블의 정보를 조직 테이블과 연결합니다.

이제 링크 자체를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 링크 옵션을 선택한 다음 왼쪽 외부 조인을 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다. 다른 링크에 대해서도이 단계를 반복하십시오. 현재 링크 유형이 변경되었으며 대상 테이블을 가리키는 화살표가 있음을 유의하십시오. 화면의 오른쪽 하단에있는 확인 버튼을 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

필드 탐색기의 데이터베이스 필드 (화면의 오른쪽 패널 상단)를 클릭하면 방금 연결 한 세 개의 테이블을 볼 수 있습니다. 각 표를 클릭하면보기를 더 확장하고 각각의 개별 필드를 볼 수 있습니다.

다음 단계는 오른쪽 패널에있는 테이블의 보고서에 표시 할 필드를 드래그하는 것입니다. 필드를 클릭하고 보고서의 세부 정보 섹션으로 드래그 한 다음 놓습니다. 보고서의 세부 정보 섹션에서 올바른 위치에 필드를 놓는 것이 중요합니다. 필드 레이블 (설명)은 보고서의 페이지 머리글 섹션에있는 필드 위에 자동으로 배치됩니다. 보고서에 삽입 된 각 필드의 크기는 필드 테두리의 점을 클릭하고 드래그하여 변경할 수 있습니다.

페이지 공간이 부족하여 더 많은 필드를 추가하려는 경우 파일 - 페이지 설정을 클릭하고 화면 레이아웃을 가로 방향으로 변경하거나 다른 크기의 용지를 선택할 수 있습니다. 기본 용지 크기는 Letter 8.5 "x 11"입니다.

화면을 새로 고치면 보고서를 미리 볼 수 있습니다. 아래 예에서 알 수 있듯이 보고서에는 모든 고객에 대해 생성 된 모든 송장이 표시됩니다.

필드의 데이터가 아직 표시 할 수 있도록 형식이 지정되지 않았습니다. 개인 송장을 인쇄하거나 회사 로고를 사용하여 여러 송장을 일괄 적으로 인쇄 할 수 있기를 바랍니다.

날짜의 서식을 지정하려면 실제 필드 (해당 열의 데이터가있는 필드)를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 필드 서식을 선택합니다. 다음 화면에서 선호하는 데이터 레이아웃 형식을 선택할 수 있습니다. 동일한 단계를 사용하여 나머지 필드의 서식을 지정할 수 있습니다.

이제 개별 인보이스를 작성하려고합니다. 인보이스에는 고객에게 청구하는 제품이나 서비스를 나열하는 하나 이상의 광고 항목이있을 수 있습니다. 이 예에서는 두 개의 광고 항목이있는 인보이스를 선택합니다. 이 예에서는 인보이스 번호 4276P9가 두 번 표시됩니다. 이 송장은 데이터베이스의 인보이스 세부 정보 테이블에 연결되어 있으며 고객에게 청구되는 두 항목에 대해 두 줄이 있기 때문입니다.

개별 인보이스를 인쇄하려면 인보이스 번호가있는 필드를 클릭하고 상단 메뉴의 선택 전문가 (퍼널 아이콘)를 클릭하십시오. 드롭 다운 메뉴에서 "같음"을 선택하고 선택한 인보이스 번호를 입력하고 확인 버튼을 클릭하십시오. 보고서에 인보이스 번호 4276P9가 표시됩니다.

예를 인보이스처럼 보이게하기 위해 페이지에 표시된 항목을 일반적인 인보이스와 더 비슷하게 이동합니다. 고객 이름, 송장 번호, 송장 날짜 등과 같이 인쇄해야하는 항목을 보고서의 본문 섹션에서 페이지 머리글 섹션으로 한 번만 이동하십시오.

이 과정에서 필드 레이블을 삭제할 수 있습니다. 이전과 같은 데이터 필드는 삭제되지 않습니다. 또한 송장 번호, 송장 일자 및 고객 필드를 세부 정보 섹션에서 보고서 헤더 섹션으로 이동 했으므로 레코드가 더 이상 중복되지 않습니다. 두 개의 광고 항목이 있으므로 광고 항목 세부 정보 섹션에 광고 항목을 보관할 것이며 비용 내역을 제공하기 위해 두 항목 모두를 고객에게 표시하려고합니다.

화면의 맨 왼쪽에있는 디자인 탭을 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

보고서 머리글 섹션에서 더 많은 공간을 만들려면 가로선을 끕니다. 상단 메뉴의 화면 왼쪽에는 텍스트 객체 삽입 아이콘이 있습니다. 이를 클릭하고 십자 기호를 사용하여 보고서 머리글 섹션에 INVOICE 텍스트를 입력 할 직사각형을 끕니다.

동일한 보고서 머리글 섹션의 오른쪽 구석에 회사 로고를 삽입 할 수 있습니다. 그림 삽입 아이콘을 클릭하고 컴퓨터에서 파일이있는 위치로 이동 한 다음 보고서에 삽입하십시오. 사용 가능한 공간과 원하는 모양에 맞게 크기를 조정할 수 있습니다.

다음 단계는 송장 양식에 나머지 데이터를 구성하는 것입니다. 인보이스 번호와 인보이스 일자 필드를 새 위치로 옮깁니다. 또한 로고와 그 아래의 나머지 데이터를 구분하는 선을 삽입합니다. 선 및 모양 그리기 아이콘은 상단 메뉴에 있습니다.

이제 이름, 주소 등과 같은 회사 정보를 입력 할 수 있습니다. 우리는 "INVOICE"를 추가 한 것과 같은 방식으로이 작업을 수행합니다.이 예에서는 회사 로고 아래에 추가 할 것입니다.

이제 고객 주소와 같은 동적 데이터를 왼쪽의 동일한 섹션에 정렬 해 보겠습니다. 이 정보는 인쇄 할 인보이스 번호에 따라 변경 될 것입니다. 따라서 우리는 데이터베이스의 필드를 배치합니다. 데이터베이스에서 사용 된 모든 필드는 오른쪽 패널의 필드 탐색기에 녹색 체크 표시가되어 있습니다.

이 예에서는 데이터베이스의 실제 고객의 실제 데이터를 사용했기 때문에 데이터 필드가 검게 표시됩니다.

다음으로 세부 정보 섹션을 정렬합니다. 우리는 고객에게 요금을 부과하는 내용과 각 라인에서 항목별로 분류 된 서비스를 설명하는 필드를 이동합니다. 각 항목 토지를 구분하는 선을 삽입하여 추가 관련 정보를 추가 할 수 있습니다.

다음으로 계산 된 필드를 인보이스에 삽입하는 방법을 보여 드리겠습니다. "Extended Price"행당 총계가 데이터베이스의 어떤 입력란에도 없다고 가정 해 봅시다. 우리는 수식 필드를 만들어 그것을 계산할 수 있습니다. 이렇게하려면 필드 탐색기로 이동하여 수식 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 새로 만들기를 선택하십시오. 다음 화면에서 새 필드의 이름을 입력하고 확인을 클릭하십시오.

이제 새로 추가 된 계산 필드에 대한 수식을 작성하라는 메시지가 표시됩니다. 이 경우 송장 수량과 단가를 사용하여 부분 합계 가격을 계산하는 간단한 수식을 입력합니다. 인보이스 발행 수량과 단가 필드는 이전에 링크 된 테이블의 필드가 표시된 위의 창에서 드래그 앤 드롭됩니다.

위의 다른 창에서 섹션을 확장하면 서로 다른 기능과 운영자를 갖게됩니다. 이 함수는 다른 데이터 유형을 사용하여 조작 할 수 있습니다. 우리는 왼쪽 위 모서리의 저장 및 닫기를 클릭하여 방금 만든 새 계산 필드를 저장하고 닫을 수 있습니다.

이제 고객에게 청구하는 송장의 총액을 표시해야합니다. 이렇게하려면 요약 할 필드 (이 경우에는 "Extended Price")를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 요약을 선택하십시오. 다음 화면에서 기본 옵션을 선택하고 확인 버튼을 클릭하여 요약을 삽입하십시오.

다른 인보이스를 인쇄하려면이 섹션의 시작 부분에 표시된대로 깔때기 모양의 아이콘으로 새로운 인보이스 번호를 선택하면됩니다.

한 번에 여러 인보이스를 인쇄하려면 보고서를 약간 수정해야합니다. 먼저 인보이스 번호 그룹을 삽입합니다. 그렇게하려면 실제 송장 번호 필드를 클릭하고 삽입 - 그룹으로 이동 한 다음 확인을 클릭하십시오.

그런 다음 디자인 탭을 클릭하고 그룹 머리글 # 1 섹션을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 섹션 전문가를 선택하십시오. 다음 화면에서 "억제"및 "숨기기"확인란을 선택하고 확인을 클릭하십시오. 섹션이 모양을 변경하고 (아래 참조) 인보이스에 표시되지 않습니다. 또한 인보이스 요약 필드를 보고서 바닥 글 섹션에서 그룹 바닥 글 # 1 섹션으로 이동합니다.

그룹 바닥 글 # 1 섹션을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 섹션 전문가를 선택하십시오. 페이징 탭을 클릭하고 "페이지 번호 재설정 후"및 "새 페이지 후"확인란을 클릭하십시오. "New Page After"옆에있는 "X + 2"버튼을 클릭하십시오. 다음 화면에서 "not onlastrecord"를 입력하고 저장 및 닫기를 클릭하십시오. 이제 버튼이 명령 문자열 뒤에 있다는 것을 보여주기 위해 버튼이 변경되었음을 알 수 있습니다. 이 화면에서 확인을 클릭하여 보고서로 돌아갑니다.

이 단계를 통해 한 번에 여러 송장을 인쇄 할 수 있습니다. 입력 한 명령을 사용하여 Crystal Reports에 새 송장 번호를 삽입하고 인쇄하도록 지시했지만 마지막 송장이 인쇄되면 중지하고 새 페이지를 삽입하지 마십시오.

유입 경로 아이콘을 사용하고 '하나의'옵션을 선택하면 한 번에 여러 장의 인보이스를 선택하여 각각의 인보이스를 별도의 페이지에 인쇄 할 수 있습니다.

아래에서 두 개의 별도 인보이스가 있다는 것을 확인할 수 있습니다. 4276P3 및 4276P9는 별도의 페이지에 인쇄됩니다. 파일 - 인쇄로 이동하면 동시에 인쇄 할 수 있습니다. 깔때기 모양 아이콘을 사용하여 원하는만큼 인쇄하도록 선택하거나 다양한 송장 번호를 인쇄하도록 선택할 수 있습니다.

비즈니스 요구 사항만큼 인보이스에 세부 정보를 추가 할 수 있습니다. 파일이 만족 스럽다면 파일을 저장하십시오. 다음 번에 인보이스를 인쇄하려면 Crystal Reports 파일을 열고 인쇄 할 송장 번호 만 선택하면됩니다.

이 방법과 Crystal Reports의 장점은 코드 작성의 필요성을 최소화하고 비즈니스 요구에 맞게 송장 또는 다른 보고서를 사용자 정의 할 수 있다는 것입니다.

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